La Dirección Distrital Archivo de Bogotá brinda este instrumento para que las entidades y organismos distritales verifiquen de manera directa el cumplimiento de las condiciones y los requisitos técnicos que deben cumplir los edificios y locales que se van a utilizar en los servicios tanto de depósito como de custodia documental.
Esta lista no reemplaza la realización de estudios y análisis relacionados con resistencia estructural, uso de suelos y demás que sean necesarios, previos a la respectiva contratación, ante las instancias competentes.
Es responsabilidad de las entidades y organismos de la administración pública distrital, verificar y evaluar que las ofertas cumplan los requisitos administrativos y técnicos necesarios para adelantar el proceso de contratación y ejecución de los servicios de depósito y custodia documental, de conformidad con lo establecido en el artículo 6°del Acuerdo No. 008 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Su diligenciamiento permitirá obtener porcentualmente el nivel de cumplimiento de los parámetros técnicos exigidos. Si el reporte generado asigna un porcentaje de cumplimiento igual o superior al 90% se considera que el espacio es apto o adecuado en términos de conservación documental. Es necesario advertir que las entidades y organismos distritales deberán diligenciar la “Lista de verificación de condiciones locativas” con información verídica, sobre la cual asumen toda responsabilidad.